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关于业委会和物业2018年7月联席会议的通告(业委会【2018】008号文)

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狗不如 发表于 2018-7-9 15:20:27 | 显示全部楼层 |阅读模式
关于业委会和物业2018年7月联席会议的通告
业委会【2018】008号文
各位业主:
2018年7月3日晚8时,业委会和物业公司召开月度联席会议,与会人员为业委会刘丹、杨志敏、陆小桥、李飞、袁务勤,物业公司吕婷,服务中心赵万虎、李义芳、刘佳秋,电梯维保单位郭沅盛,水泵节能改造单位东方深源公司张华运,消防维保单位高力公司,B栋2402业主、6号商铺租户等。会议内容通告如下(电子版请扫右侧二维码):
一、业主大会书面投票定于7月16日至31日举行
业主大会微信投票已于7月1日开始微信投票,会议决定在7月15日微信投票结束后组织进行书面投票,时间为7月16日至31日,6个条幅已挂在小区人车出入口。欢迎业主们积极报名,参与并监督书面投票相应的业委会办公室固定地点投票、业主义工持流动票箱上门收发票等具体工作。
初定8月7日下午(当月月度联席会议举行日)在业委会办公室对书面投票进行公开开票唱票并将分户表决结果补充录入微信投票系统,欢迎业主们提前报名参与并监督唱票监票等具体工作。
二、财务收支
截至2018年6月底,小区共管账户对账单余额为498,378.95元。会议同意支付6月份支出510,008.48元,6月份总收入613,412.52元。细目详见小区网站。
会议批准下列物业支出申请:天然居服务中心针式打印机打印头更换360元;财务室收费无线刷卡机年费200元/年;小区2棵榕树与18棵棕榈树修剪费用4770元。同意4月份优秀员工和门岗奖金发放明细表。
对于物业公司提交的ABCD连廊雨棚加装防护三家公司方案(报价分别为36382元、38045.25元、40581.6元),会议认为鉴于小区财务总体状况紧张,根据高空抛物主要在阳台区域发生的情况,要求物业公司改变整体加装镀锌钢网的设计、只在阳台区域下方加装,据此重新制作方案并招标。
对于物业公司提交的7月份材料采购计划,会议重申要求加强统筹管理、厉行节约,将其中10个手电筒的采购需求减少为5个,否决其中20把折叠椅采购,同意其余内容。7月采购计划金额由20181元相应减至18006元。
三、消防系统大修或更新,将提交业主大会表决决定
物业公司提出天然居消防系统经专业公司检测需改造,有大修与更新两种思路,预估大修将花费约70万元、彻底更新约需200万元。
从2012年共管账户制度实施至今,天然居业委会已批准从账户日常收支(物业费、停车费、公共收益结余)支付消防维修费用260,760.20元。细目见下表:
  
  
时间
内容
金额
1
2013/1
消防控制系统应急维修
33,081.00元
2
2014/6
消防自动报警系统维修
99,213.00元
3
2014/8
2号门通道消防管道抢修
4,989.00元
4
2015/9
消防分机主板维修
1,500.00元
5
2016/4
消防主控台及分机板维修
10,900.00元
6
2016/4
B栋一层消防管维修
4,282.20元
7
2016/8
消防图文电脑维修
680.00元
8
2016/8
消防多线联动控制系统及主机电源板更换
40,505.00元
9
2016/12
消防系统维修
47,610.00元
10
2018/3
消防系统故障紧急维修
18,000.00元
总额
260,760.20元
对于目前天然居消防系统检查已发现的问题,业委会要求物业公司对于已维修项目的现状进行评估。对新的维修需求,由于大修与更新均为大额支出,共管账户日常余额已经无力负担。因此,一方面,对于消费大修与更新两套方案,由业委会监督、物业公司公开组织招标(公开制定招标方案,并在该公司网站及天然居网站发布招标公告),随后提请业主大会就专项使用维修金进行表决;另一方面,根据2016年业主大会通过的议事规则与管理规约,由业委会与物业公司落实申请维修金日常备用金。

四、彻底公开车位月卡办理详情,严格核查行驶证、租赁证明与户口簿
为方便业主实时对照监督,联席会议要求,物业公司应当动态实时将天然居地库、地面月卡办理详情,按照每张月卡“房号+车牌号+固定车位号”的方式在小区网站及业主群进行实时公开,车牌五位数中第二、第四位以“*”号标注,兼顾月卡车牌公开及保护业主隐私。
对于车辆月卡办理,物业公司应当逐一核查车辆行驶证,确保车主为业主及租户家属(以房屋租赁备案登记、业主及租户的户口簿为准),并将行驶证、租赁备案登记及(若车位非业主及租户本人时)户口簿复印存档备查,避免假借他人名义办理车辆月卡的问题。
D栋2801与2901业主书面提出,不同意固定车位管理费由每月65元提高到110元,认为相关费用应由固定车位业主自行集体决定。联席会议重申,该管理费用于地库日常人工水电维护,为小区业主共有资金支付范围。此前98个固定车位业主月卡65元、402个共用车位月卡为110元(250元中140元交给开发商),导致业主对于地库日常人工水电维护未能平等负担,为此2016年底业主大会管理规约通过公平负担的决定,将固定车位65元管理费同样调整为110元,固定车位业主从法、理、情的角度都应遵照执行。
该两户业主同时建议,地下车库一套房只能允许一台车进入,地面停车场同样应当一户一卡,超额者统一规定为每超一台加倍收费。该建议在2016年底通过的业主大会管理规约中已经基本采纳。只是对于地库车位,除了2012年之前已办的一户多卡之外,禁止业主新办一户多卡。
五、电梯故障每半月公开通报,并建议调整考核机制
根据业委会要求,物业公司已在业主房号实名微信群公开通报两月来业主投诉的电梯故障,联席会议要求将公开通报作为新的制度,每半月一次由服务中心在业主群及小区网站公开实施。
会议同时与电梯维保单位协商,鉴于本轮电梯故障主要发生原因是维保人员因薪酬原因离职、新人不熟悉操作所致,因此将目前每台电梯每月1100元的维保费用调整为每月维保费用1000元+维保人员奖励100元,请物业公司就此跟进协调。
六、水泵节能改造合同期六年改八年并调整分成比例
物业公司去年经联席会议同意,与东方深源供水设备有限公司签署了天然居水泵改造节能服务合同,约定按节能金额四六比例分成(改造后设备节电金额四成归小区、六成归该公司)为期六年。但此后发现初始电量(26800度/月)计量有误,在物业公司与该公司共同确认实际初始电量(17800度/月)后,该公司提出由于按照原电量投入的设备造价较高,为收回成本要么调整分成比例与年限,要么直接拆除节能设施。
经物业公司与该公司重新测算、上月与本月联席会议两次讨论,同意物业公司与该公司签订合同补充协议,在按照实际初始电量计算节能金额的基础上,将原有六年合同期调整为八年,将原有四六分成调整为二八分成。
七、F栋1705装修擅自切割1/4承重横梁事宜
通过小区每层新安装的视频监控系统,服务中心发现F栋1705装修出现火花飞溅,现场查看发现是其装修切割门口约1/4厚度的承重横梁所致。物业公司当场叫停施工并停水停电。经与业委会紧急沟通,物业公司将承重梁受损的问题形成专项报告上报街道办与区住建局。
联席会议决定,鉴于该户违规施工破坏承重横梁,危及邻居及整栋房屋安全,其已交装修押金应予全额扣除,在该户依照主管部门要求彻底修复承重横梁并经验收合格之前,禁止其新交押金并装修施工。
八、向业主颁发首笔业主奖励基金,向员工重病亲属表达慰问
E2103业主叶锋强就DEF栋天井漏水进行实地调研,并提出详细的对策建议,联席会议请物业公司跟进研究并与该业主互动沟通,并决定向该业主发放奖励500元。资金来源为业委会秘书从每月2500元工资中捐赠的1500元业主奖励基金。天然居服务中心员工毛开兵家属身患重病,物业公司已经展开员工捐款,业委会决定从集体津贴中捐出1000元表达慰问。
九、其他事宜
6号商铺租户申请特供380伏“三相电”开设餐饮便民馒头店,会议认为物业服务应统一标准,决定不予支持。对E2205固定车位业主申请同意供电局为其安装充电桩,鉴于主管部门对充电桩有强制比例要求,已在部分共用车位安装,业委会同意发函支持,但费用及安全责任由该业主自行负担。
天然居业主委员会
2018年7月6日

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